خوش آمدید

آموزش Access 2013  1 بسم الله الرّحمن الرّحیم آموزش Access 2013  2 تعاریف اولیه: از نرم افزار پایگاه داده برای ذخیره سازی، ویرایش و پاالیش اطالعات استفاده می شود. هر پایگاه داده شامل تعدادی جدول، فرم، ریپورت و غیره می باشد. مهم ترین عنصر در پایگاه اطالعاتی جدول است. جدول محل ذخیره سازی اطالعات است. هر جدول نیز شامل تعدادی رکورد است. محیط عملیاتی: محلی که قصد داریم برای آن یک سیستم خیره و بازیابی طراحی کنیم محیط عملیاتی نام دارد. به عنوان مثال می خواهیم یک سیستم ذخیره و بازیابی برای دانشگاه طراحی کنیم. محیط عملیاتی ما دانشگاه است. Entity )موجودیت(: هر آنچه که قرار است درباره آن اطالعاتی ذخیره شود. در واقع در محیط عملیاتی موجودیت ها را شناسایی می کنیم و هر موجودیت را به یک جدول تبدیل می کنیم. رکورد به مجموعه ای از اطالعات یک موجودیت خاص اطالق می شود. مثال: یک جدول دارای مشخصات دانشجویان است : نام، نام خانوادگی، شماره شناسنامه، تاریخ تولد، کد ملی و ... هر ردیف که مختص به یک دانشجو است، رکورد نام دارد. هر رکورد شامل تعدادی فیلد (Field) است. Field: به هریک از صفات موجودیت یک فیلد گفته می شود. به عبارتی دیگر فیلد کوچکترین عنصر اطالعاتی می باشد. شروع کار با برنامه Access: در ابتدای اجرای برنامه Access پنجره زیر نمایش داده می شود که بر روی گزینه Bland desktop database کلیک می کنیم. آموزش Access 2013 نویسنده: بهنام نوبخت 3 پس از کلیک بر روی آن از ما می خواهد که نامی دلخواه برای آن انتخاب کنیم. پس از انتخاب نام بر روی گزینه Create کلیک می کنیم. آموزش Access 2013 نویسنده: بهنام نوبخت 4 با کلیک بر روی آیکن پوشه می توان محل ذخیره سازی را نیز تعیین نمود. پس از کلیک بر روی گزینه Create یک صفحه به ما نمایش داده می شود که سمت چپ آن Table1 نوشته شده است. این یک Table پیش فرض و از پیش ساخته شده است که ما نمی خواهیم با آن کار کنیم. بنابراین بر روی ضربدر گوشه سمت راست تصویر کلیک می کنیم تا بسته شود. حال می خواهیم یک جدول خودمان بسازیم ، یعنی تعیین کنیم که چه فیلد هایی مورد نیاز است. برای اینکار وارد زبانه Create می شویم و بر روی گزینه Table Design کلیک می کنیم. سپس پنجره زیر نمایش داده می شود. آموزش Access 2013 نویسنده: بهنام نوبخت 5 این پنجره شامل سه گزینه است. Field Name: نام فیلد های مورد نیاز. Data Type: نوع اطالعاتی که قرار است وارد کنیم. Description: توضیحات. قوانین:  نام فیلد به هیچ عنوان فاصله نداشته باشد.  نام فیلد حتما با حروف انگلیسی باشد. در قسمت Field Name نام مورد نظر خود را وارد می کنیم. سپس در قسمت Data Type یک لیست کشویی داریم که متناسب با نام فیلد می توانیم گزینه مورد نظر را انتخاب کنیم. که به توضیح مختصر گزینه های آن می پردازیم. Short Text: برای متن های کوتاه مانند نام، نام خانوادگی و... Long text: برای متن های بلند. مانند آدرس و توضیحات و... Number: برای اعداد مانند سن و تاریخ تولد و... آموزش Access 2013 نویسنده: بهنام نوبخت 6 Date/Time: برای تاریخ و زمان Currency: برای اعداد و واحد پولی Auto number: اعداد اتوماتیک. برای اعدادی مانند کد مشتری ، کد خرید و یا شماره ردیف کاربرد دارد. که اعداد یکی یکی بصورت اتوماتیک اضافه می شوند. False و True مقادیر :Yes/No برای شماره تلفن یا کد ملی با اینکه عدد هستند از Short Text استفاده می کنیم. زمانی از Number استفاده می کنیم که بخواهیم و بتوانیم بین اعداد مقایسه انجام بدهیم. در واقع برای فیلد هایی که عملیات ریاضی بر روی آنها مفهوم داشته باشد از Number استفاده می کنیم. پس از اطمینان حاصل کردن از درستی آن با فشردن کلید Ctrl + S آن را ذخیره می کنیم. تمرین : جدولی همانند زیر بسازید. آموزش Access 2013 نویسنده: بهنام نوبخت 7 در پنجره باز شده نام دلخواه را تایپ کرده و بر روی گزینه OK کلیک می کنیم. پیغامی همانند پیغام زیر داده می شود که بر روی No کلیک می کنیم. حال جدول با نام مورد نظر ما ذخیره شده است. بر روی ضربدر گوشه جدول کلیک می کنیم تا بسته شود. سپس بر روی نام جدول در سمت چپ دابل کلیک می کنیم تا جدول نمایش داده شود. مشاهده می کنیم که تمامی فیلد های مورد نظر ما بصورت "عنوان" در جدول قرار گرفته اند. یکی از ایرادات این جدول آن است که عنوان ها بصورت انگلیسی هستند و باید فارسی باشند. برای فارسی کردن فیلد ها و تغییر ساختار ابتدا پنجره جدول را می بندیم سپس بر روی نام جدول کلیک راست کرده و گزینه Design View را انتخاب می کنیم. آموزش Access 2013 نویسنده: بهنام نوبخت 8 مشاهده می کنیم که پنجره ای که در آن نام فیلد هارا انتخاب کرده بودیم نمایش داده می شود. :Field properties قسمت پایین صفحه بخش Field Properties نام دارد که تنظیمات مربوط به هر بخش در آنجا صورت می گیرد. Caption: به معنای عنوان فیلد است، عنوان مورد نظر هر فیلد را در جلوی گزینهCaption می نویسیم. این عمل باید برای همه فیلد ها انجام شود آموزش Access 2013 نویسنده: بهنام نوبخت 9 باید توجه داشت که نام فیلد، مورد استفاده برای برنامه نویس است و عنوان فیلد، مورد استفاده مشتری. حال می خواهیم ورود اطالعات را محدود کنیم. به عنوان مثال برای کد ملی تنها 01رقم اجازه تایپ داشته باشد. Field size: برای محدود کردن تعداد کاراکترها از گزینه Field Size استفاده می کنیم و تعداد کاراکتر مورد نظر خود را در کادر جلوی آن تایپ می کنیم. یعنی برای کد ملی تایپ می کنیم 01. محدود کردن Number: وقتی Data Type را Number انتخاب می کنیم محدود سازی با Short text متفاوت می شود. در بخش Field Size یک زبانه وجود دارد که می توان از آن گزینه دلخواه را انتخاب کرد. Byte: برای اعداد صحیح از 0 تا 522. Integer: برای اعداد صحیح است از75323- به 75323+. Long Integer: برای اعداد صحیح از 5413127212- به 5441341274213+. Single: برای اعداد اعشاری Double: برای اعداد اعشاری Replication ID: برای ذخیره سازی GUID که تکرار الزم است. Decimal: برای درصد ولی حتی اگر Byte که کمترین کاراکتر است را انتخاب کنیم باز هم برای "سن" بسیار زیاد است. برای محدود کردن ورود داده ها از گزینه Validation Rule استفاده می کنیم و محدودیت ایجاد می کنیم. به عنوان مثال برای سن می نویسیم: 10 and <60< بخش Validation text تعیین کننده متنی است که هنگام بروز خطا نمایش داده می شود. آموزش Access 2013 نویسنده: بهنام نوبخت 10 پس از ذخیره سازی آن را امتحان می کنیم. Input mask: برای تعیین قالب خاص از Input mask استفاده می کنیم. به عنوان مثال میخواهیم برای تاریخ تولد یک قالب در نظر بگیریم. روز/ ماه/ سال به ازای هر عدد یک عالمت شارپ # در نظر می گیریم. یعنی در مقابل Input mask تایپ می کنیم ##/##/#### پس از ذخیره سازی آن را امتحان می کنیم. آموزش Access 2013 نویسنده: بهنام نوبخت 11 مشاهده می کنید که قالب مورد نظر ما بصورت پیش فر نمایش داده می شود و ما فقط اعداد را در آن وارد می کنیم. کلید اصلی (Primary key): در Database کلیه عملیات برساس کلید اصلی انجام می شود. در واقع Primary key یک فیلد از یک جدول است که باعث منحصر به فرد شدن کورد ها می شود. هر Primary key دو ویژگی اصلی دارد:  نمی تواند خالی باشد.  نمی تواند تکراری باشد. نکته : هیچ جدولی نباید بدون Primary key باشد. Primary key با نام کد یا ID نام گذاری می شود و همیشه از نوع Auto number است. برای تبدیل یک فیلد به Primary key ابتدا ردیف آن را انتخاب کرده سپس در زبانه Design بر روی گزینه Primary key کلیک می کنیم. آموزش Access 2013 نویسنده: بهنام نوبخت 12 مشاهده می کنید که پس از انجام این عمل عالمت یک کلید در کنار ردیف مورد نظر قرار می گیرد. افزونگی داده ها (data Redundancy): گاهی اوقات پروژه های ما به جداول مختلفی نیاز دارند که برخی فیلدهای آنها تکرار می شوند. این تکرار ها را نمی توان از بین برد ولی می توان آن را کاهش داد. بدی صورت که اطالعات را در جداول مختلف ذخیره می کنیم و بین آنها ارتباط بر قرار می کنیم. برای برقراری رابطه حداقل به دو جدول نیاز داریم. انواع رابطه: در Data base سه نوع رابطه وجود دارد: 0. رابطه یک به یک: در این نوع رابطه هر رکورد از جدول اول تنها به یک رکورد از جدول دوم اشاره می کند و بالعکس. مانند ارتباط فرد و شناسنامه. هر فرد یک شناسنامه دارد و هر شناسنامه متعلق به یک فرد است. 2. رابطه یک به چند: در این نوع رابطه هر کورد از جدول اول می تواند به چند رکورد از جدول دوم اشاره کند، اما هر رکورد از جدول دوم تنها به یک رکورد از دول اول اشاره می کند. مانند ارتباط پدر و فرزند. هر پدر می تواند چند فرزند داشته باشد ولی هر فرزند تنها یک پدر دارد. آموزش Access 2013 نویسنده: بهنام نوبخت 13 3. رابطه چند به چند: در این نوع رابطه هر رکورد از جدول اول می تواند به چند رکورد از جدول دوم اشاره کند و بالعکس. مانند ارتباط استاد و دانشجو. هر دانشجو چند استاد دارد و هر استاد نیز چند دانشجو دارد. دو قانون بسیار مهم:  رابطه یک به یک عمال وجود ندارد.  رابطه چند به چند قابل پیاده سازی نیست. اگر دو جدول رابطه یک به یک داشته اشند یعنی اشتباها آنها را در 2جدول قرار داده ایم وباید به یک جدول تبدیل شوند. اگر رابطه چند به چند داشته باشیم باید آن را به دو رابطه یک به چند تبدیل کنیم. برای تدیل از یک جدول واسطه استفاده می کنیم. در بعضی کتابها به آن Junk Table و در بعضی کتابهای دیگر به آن Bridge می گویند. نکته : حداقل Primary key 2 باید در جدول واسطه ذکر کنیم. Primary key های جدول ها در جدول واسطه به foreign key تبدیل می شوند. Foreign key: فیلدی از جدول واسطه که به یک Primary key از جدول دیگر اشاره می کند. سه جدول همانند جداول زیر را تشکیل دهید. آموزش Access 2013 نویسنده: بهنام نوبخت 14 حال برای برقراری ارتباط بین این سه جدول بتدا همه جداول را می بندیم. سپس در زبانه Data base Tools در خبش Relation ships بر روی Relation ships کلیک می کنیم. پس از کلیک بر روی گزینه Relationships پنجره زیر نمایش داده می شود که در آن ابتدا جداول مورد نظر را انتخاب رده و بر روی گزینه Add کلیک می کنیم. پس از اطمینان حاصل کردن از انتخاب جداول مورد نظر بر روی گزینه Close کلیک می کنیم. آموزش Access 2013 نویسنده: بهنام نوبخت 15 سپس جدول ها را جابجا می کنیم تا ترتیب درست داشته باشند. همیشه جدول واسطه باید در بین جداول اصلی قرار گیرد. سپس بوسیله Drag کردن از جدول واسطه هر فیلد را به هم نام خودش در جدول اصلی وصل می کنیم. یعنی فیلد ID از جدول واسطه باید به فیلد ID از جدول مشخصات وصل شود. همچنین فیلد CourseID از جدول واسطه باید به فیلد CourseID از جدول دروس انتخابی وصل گردد آموزش Access 2013 نویسنده: بهنام نوبخت 16 و سپس بر روی گزینه Create کلیک می کنیم. پس از ذخیره سازی (Ctrl + S) پنجره Relationships را می بندیم. سپس جدول واسطه را باز کرده و اطالعات مورد نیاز را در آن وارد می کنیم. به عنوان مثال دانشجو با کد شناسایی 0 دروس با کد 4 ،2 ،0 را بردشته است. هر کدام از دروس را در ردیف جداگانه وارد می کنیم. به همین روش برای تمامی دانشجویان را وارد می کنیم. آموزش Access 2013 نویسنده: بهنام نوبخت 17 پس از ذخیره سازی وارد جدول "مشخصات" می شویم. مشاهده می کنیم که کنار کد شناسایی هر دانشجو یک عالمت مثبت قرار دارد. با کلیک بر روی آن کد درس انتخابی توسط آن دانشجو نمایش داده می شود. حال اگر وارد جدول "دروس انتخابی" شویم . مشاهده می کنیم که با کلیک بر روی عالمت مثبت کنار هر درس ، کد شناسایی دانشجویانی که آن درس را انتخاب کرده اند نمایش داده می شود. آموزش Access 2013 نویسنده: بهنام نوبخت 18 نحوه ایجاد فرم (Form): فرم یک روش برای ورود اطالعات است. به عنوان مثال می خواهیم برای جدول زیر یک فرم تهیه کنیم. برای ایجاد فرم ابتدا جداول مورد نیاز را تشکیل داده و سپس در زبانه Create در بخش Forms بر روی Form wizard کلیک می کنیم. آموزش Access 2013 نویسنده: بهنام نوبخت 19 پنجره Form Wizard نمایش داده می شود. که اطالعات مورد نیاز و دلخواه خود را در آن انتخاب می کنیم. Tables/Queries: در این کادر جدول مورد نیاز خود را که میخواهیم برای آن فرم بسازیم را انتخاب می کنیم. Available Field: فیلدهای موجود در جدول را که می خواهیم در فرم وجود داشته باشند را انتخاب کرده و بر روی فلش روبروی آن کلیک می کنیم )یا بر روی آنها دابل کلیک می کنیم( تا به کادر روبرو منتقل شوند. آموزش Access 2013 نویسنده: بهنام نوبخت 20 سپس بر روی Next کلیک می کنیم تا پنجره زیر نمایش داده شود. در این پنجره نحوه چیدمان اجزای فرم را انتخاب می کنیم. به عنوان مثال گزینه Columnar یعنی ستونی را انتخاب می کنیم و سپس بر روی Next کلیک می کنیم تا پنجره زیر نمایش داده شود. بر روی گزینه Finish کلیک می کنیم تا فرم نمایش داده شود. آموزش Access 2013 نویسنده: بهنام نوبخت 21 توسط فلش های پایین فرم می توان بین رکورد ها جابجا شد و توسط فلشی که ستاره زرد رنگ دارد می توان یک رکورد جدید ایجاد کرد. برای تغییر و جابجا کردن اجزای فرم بر روی نام فرم در سمت چپ کلیک راست کرده و بر روی Design view کلیک می کنیم. آموزش Access 2013 نویسنده: بهنام نوبخت 22 سپس با درگ کردن می توانیم کادر هر فیلد را جابجا کنیم و همچنین بوسیله ماوس می توانیم اندازه آنها را تغییر دهیم. برای تغییر نوع قلم وارد زبانه Format شده و قلم، اندازه و رنگ دلخواه را تعیین می کنیم. پس از اتمام تغییرات Ctrl + S زده تا تغییرات ذخیره شوند. سپس بر روی نام فرم دابل کلی می کنیم تا نمایش داده شود. آموزش Access 2013 نویسنده: بهنام نوبخت 23 حال می خواهیم یک Background برای فرم قرار دهیم. به عنوان مثال می خواهیم در فرم آرم دانشگاه آزاد اسالمی نمایش داده شود. برای این کار بر روی نام فرم کلیک راست کرده و بر روی Design view کلیک می کنیم. سپس وارد زبانه Format شده و بر روی Background و بعد بر روی Browse کلیک می کنیم. در پنجره باز شده عکس مورد نظر را انتخاب کرده و بر روی Open کلیک می کنیم. آموزش Access 2013 نویسنده: بهنام نوبخت 24 میبینیم که تصویر در فرم ظاهر می شود. برای تغییر مکان آن بر روی فرم کلیک راست کرده و بر روی Form Properties کلیک می کنیم. پنجره Property Sheet در سمت راست نمایش داده می شود. آموزش Access 2013 نویسنده: بهنام نوبخت 25 بوسیله گزینه Picture Alignment می توان مکان قرار گیری تصویر پس زمینه را تعیین کرد و بوسیله گزینه Picture Size mode اندازه آن تعیین می شود. پس از تعیین موارد باال تغییرات را ذخیره می کنیم و فرم را باز می کنیم. آموزش Access 2013 نویسنده: بهنام نوبخت 26 درج تصویر در فرم: برای درج تصویر در فرم ابتدا باید یک فیلد برای آن در جدول ایجاد کنیم. آموزش Access 2013 نویسنده: بهنام نوبخت 27 تغییرات را ذخیره کرده و جدول را باز می کنیم. می بینیم که یک ستون با نام تصویر اضافه شده است. بر روی هر کدام از آنها دابل کلیک کرده تا پنجره زیر نمایش داده شود. بر روی گزینه Add کلیک کرده تا تصویر دلخواه را انتخاب کنیم. ما در اینجا از تصاویر مناظر استفاده می کنیم. آموزش Access 2013 نویسنده: بهنام نوبخت 28 سپس بر روی Ok کلیک می کنیم. بر روی Add کلیک می کنیم تا تصویر مورد نظر در جدول ذخیره شود. برای تک تک رکوردها به همین ترتیب یک تصویر تعیین می کنیم. حال باید این فیلد جدید را به فرم اضافه کنیم. افزودن یک فیلد جدید به فرم: آموزش Access 2013 نویسنده: بهنام نوبخت 29 برای افزودن یک فیلد جدید به فرم ، ابتدا وارد Design view در فرم مورد نظر می شویم. سپس در زبانه Design بر روی Add Existing Fields کلیک می کنیم. پنجره Field List در سمت راست نمایش داده می شود. بر روی فیلد مورد نظر دابل کلیک کرده تا به فرم اضافه شود. حال در حالت Design view می توانیم محل قرار گیری آن و اندازه آن را تعیین کنیم. پس از ذخیره سازی از حالت Design view خارج شده و فرم را باز می کنیم. آموزش Access 2013 نویسنده: بهنام نوبخت 30 :Query در Excel امکانی وجو داشت به نام Lookup که در Query ،Access نام دارد. وظیفه آن استخراج اطالعات است. در واقع مهم ترین بخش Data Base همین Query است. برای ساخت Queryابتدا وارد زبانه Create شده و در بخش Queries بر روی Query Design کلیک می کنیم. در هنگام ساخت Query ابتدا باید در نظر بگیریم که چه مشخصاتی را می خواهیم از جداول استخراج کنیم. ساده ترین حالت آن است که بخواهیم همه اطالعات همه رکورد ها را ببینیم. حالت دوم آن است که تنها برخی اطالعات همه رکورد ها را بخواهیم مشاهده کنیم. به عنوان مثال تنها نام و نام خانوادگی آموزش Access 2013 نویسنده: بهنام نوبخت 31 حالت سوم آن است که همه اطالعات برخی رکورد ها را مشاهده کنیم. یعنی برای آن شرط تعیین کنیم که مثال همه مشخصات کسانی را نمایش دهد که ساکن تهران هستنید. حالت چهارم آن است که برخی اطالعات برخی رکورد ها مشاهده شود. یعنی شرط بگذاریم که کسانی که ساکن تهران هستند تنها نام و نام خانوادگی آنها نمایش داده شود. در پنجره باز شده جدولی که می خواهیم اطالعات از آن استخراج شود را انتخاب کرده و بر روی Add کلیک می کنیم. سپس بر روی Close کلیک می کنیم تا پنجره بسته شود. سپس از کادر "مشخصات دانشجو" بر روی فیلدهایی که می خواهیم نمایش داده شوند دابل کلیک می کنیم تا به لیست پایین صفحه اضافه شوند. آموزش Access 2013 نویسنده: بهنام نوبخت 32 حال می خواهیم شرط تعیین کنیم که تنها کسانی که ساکن تهران هستند نمایش داده شوند. پس در ستون آدرس در کادر Criteria تایپ می کنیم تهران. پس از ذخیره سازی، پنجره را بسته و Query مورد نظر را باز می کنیم. همانگونه که مشاهده می کنید اطالعات مورد نظر ما از جدول "مشخصات دانشجو" استخراج شده است. حال می خواهیم فقط ساکنین تهران نمایش داده شوند ولی فیلد "محل سکونت" نمایش داده نشود. برای این کار تنها کافی است تیک Show مربوط به آن را بردارید. پس از ذخیره سازی Query را باز می کنیم. آموزش Access 2013 نویسنده: بهنام نوبخت 33 مشاهده می کنید که دیگر فیلد "محل سکونت" نمایش داده نمی شود. حال می خواهیم برای آن شرط سنی تعیین کنیم. یعنی بگوییم افرادی که سنی بین 01 تا 20 را دارند نمایش دهد. پس از ذخیره سازی و خروج از حالت Design view بر روی Query دابل کلیک می کنیم تا نمایش داده شود. همانگونه که مشاهده می کنید تنها کسانی که سن آنها در محدوده مورد نظر ما وجود دارد نمایش داده می شود. حال می خواهیم اطالعات را از چند جدول استخراج کنیم. به عنوان مثال اینکه "چه دانشجویی چه درسی انتخاب کره است" برای این کار ابتدا در زبانه Create بر روی Query Design کلیک کرده و هر دو جدول مورد نظر را به همراه جدول واسطه شان انتخاب می کنیم. آموزش Access 2013 نویسنده: بهنام نوبخت 34 سپس چیدمان جداول را تنظیم می کنیم. بگونه ای که جدول واسطه در بین دو جدول اصلی قرار بگیرد. پس از آن انتخاب می کنیم که از هر جدول کدام فیلد ها نمایش داده شوند. ما در اینجا فقط می خواستیم که نام، نام خانوادگی و نام درس انتخابی نمایش داده شود. پس از ذخیره سازی پنجره Query Design را بسته و بر روی نام Query دابل کلیک می کنیم تا نمایش داده شود. آموزش Access 2013 نویسنده: بهنام نوبخت 35 مشاهده می کنیم که نام هر دانشجو با دروسی که انتخاب کرده است نمایش داده می شود. حال می خواهیم Query ابتدا شماره دانشجویی را از ما بخواهد و سپس بر اساس آن دروس انتخاب شده همان دانشجو را نمایش دهد. برای اینکار وارد حالت Design view می شویم. و در پایین فیلد StudentID شرط می گذاریم: [”لطفا کد دانشجویی را وارد کنید”] پس از ذخیر سازی و بستن پنجره Design view بر روی Query دابل کلیک می کنیم تا نمایش داده شود. آموزش Access 2013 نویسنده: بهنام نوبخت 36 پس از وارد کردن کد دانشجویی مورد نظر بر روی OK کلیک می کنیم مشاهده می کنیم که نام و تعداد واحد دروس انتخابی توسط آن دانشجو نمایش داده می شود. فرض می کنیم جدولی شبیه به جدول زیر داریم. می خواهیم کاری کنیم که نام و نام خانوادگی دانشجو در یک فیلد نمایش داده شوند. آموزش Access 2013 نویسنده: بهنام نوبخت 37 برای اینکار بر روی نام Query در باالی جدول کلیک راست کرده و گزینه SQL View را بر می گزینیم با اینکار وارد محیط SQL جدول می شویم. کافی است ویرگول مابین FirstName.]مشخصات دانشجویان[ و LastName.]مشخصات دانشجویان[ را برداریم و به جای آن عبارت زیر را تایپ کنیم. + ’ ’ + و در انتهای آن نام مورد نظر را وارد کنیم: AS Student آموزش Access 2013 نویسنده: بهنام نوبخت 38 پس از ذخیره سازی از حالت SQL خارج شده و Query را اجرا می کنیم. مشاهده می کنیم که نام و نام خانوادگی دانشجو در یک فیلد نمایش داده می شود. گزارش (Report): ریپورت در واقع گزارش گیری از یک جدول ویا یک Query است. اگر بخواهیم اطالعات خاصی را چاپ کنیم حتما باید از آن گزارش تهیه کنیم زیرا تنها گزارش قابلیت چاپ دارد. برای تهیه گزارش ابتدا وارد زبانه Create شده و سپس بر روی گزینه Report Wizard کلیک می کنیم. آموزش Access 2013 نویسنده: بهنام نوبخت 39 پنجره زیر نمایش داده می شود. Tables/Queries: جدولی که می خواهیم از آن گزارش تهیه کنیم را در این کادر انتخاب می کنیم. Available Fields: فیلد هایی که می خواهیم در گزارش وجود داشته باشند را انتخاب می کنیم. پس از انتخاب بر روی Next کلیک می کنیم آموزش Access 2013 نویسنده: بهنام نوبخت 40 این جدول از شما می خواهد که تعیین کنید اطالعات بر چه اساسی نمایش داده شوند. پس از تعیین گزینه دلخواه بر روی Next کلیک می کنیم. این پنجره از شما می پرسد که آیا می خواهید یک گروه یا یک مرحله به مراحل خود اضافه کنید؟ در صورت تمایل در لیست پایین گروه مورد نظر خود را انتخاب می کنید. سپس بر روی Next کلیک کنید. آموزش Access 2013 نویسنده: بهنام نوبخت 41 در این پنجره نحوه مرتب سازی اطالعات را تعیین می کنید که بر چه اساسی باشد ، صعودی یا نزولی باشد. پس از تعیین بر روی Next کلیک می کنیم. در این پنجره نحوه قرار گیری اطالعات در صفحه را تعیین می کنید. Layout: برای چیدمان اطالعات Orientation: برای عمودی یا افقی بودن کاغذ سپس بر روی Next کلیک می کنیم. آموزش Access 2013 نویسنده: بهنام نوبخت 42 Preview the report: پیش نمایش گزارش را نمایش می دهد Modify the report’s design: گزارش را در حالت طراحی نمایش می دهد. پس از انتخاب بر روی Finish کلیک می کنیم. آموزش Access 2013 نویسنده: بهنام نوبخت 43 برای طراحی آن همانند فرم بر روی نام Report مورد نظر کلیک راست کرده و گزینه Design view را انتخاب می کنیم. حال می خواهیم با یک فرم واحد، گزارش دلخواه تهیه کنیم. برای این کار برای هر جدول مورد نیاز یک فرم می سازیم و سپس برای هر کدام از آنها یک گزارش تهیه می کنیم. سپس وارد زبانه Create شده و در بخش Forms بر روی Blank form)فرم خالی( کلیک می کنیم. یک صفحه خالی از یک فرم نمایش داده می شود. در زبانه Design بخشی وجو دارد بنام Controls ، برای ساخت دکمه ای که میتوان برای آن دستور تعیین کرد گزینه Button را انتخاب می کنیم. نکته : ابتدا بر روی گزینه Use Control Wizards کلیک کرده و سپس بر روی گزینه Button کلیک می کنیم و پس از آن بر روی صفحه کلیک کرده تا پنجره Wizard باز شود. آموزش Access 2013 نویسنده: بهنام نوبخت 44 Record Navigation: پیمایش بین رکوردها Find Next: پیدا کردن رکورد جدید Find Record: جستجو کردن یک رکورد Go to first record: رفتن به اولین رکورد Go to last record: رفتن به آخرین رکورد Go to next record: رفتن به رکورد بعدی Go to previous record: رفتن به رکورد قبلی آموزش Access 2013 نویسنده: بهنام نوبخت 45 Record Operation: عملیات بر روی رکوردها Add new record: ایجاد رکورد جدید Delete record: حذف رکورد Duplicate record: ایجاد یک نسخه دیگر از رکورد فعلی Print record: چاپ رکورد Save record: ذخیره سازی رکورد Undo record: باطل کردن رکورد Form Operation: عملیات بر روی فرم ها Apply form filter: اجرا کردن یک فیلتر برای فرم Close form: بستن فرم Open form: باز کردن فرم Print a form: چاپ کردن یک فرم Print current form: چاپ کردن فرم فعلی Refresh form data: تازه کردن داده ها آموزش Access 2013 نویسنده: بهنام نوبخت 46 Report Operation: عملیات بر روی گزارش ها Mail Report: ارسال گزارش از طریق ایمیل Open report: باز کردن گزارش Preview report: پیش نمایش گزارش Print report: چاپ گزارش Send report to file: ارسال گزارش به یک فایل Application: برنامه آموزش Access 2013 نویسنده: بهنام نوبخت 47 Quit Application: خروج از برنامه Miscellaneous: متفرقه Auto Dialer: شماره گیری اتوماتیک Print table: چاپ جدول Run macro: اجرای ماکرو Query اجرای :Run Query ما می خواهیم در فرم فعلی که در حال ساخت آن هسیم بتوانیم به سایر فرم ها دسترسی داشته باشیم. برای همین از کادر Category گزینه Form Operation و از کادرActions گزینه Open form را انتخاب می کنیم آموزش Access 2013 نویسنده: بهنام نوبخت 48 سپس بر روی Next کلیک می کنیم. در این پنجره از شما می پرسد که می خاهید با فشردن این دکمه کدام فرم نمایش داده شود؟ ما فرم "مشخصات دانشجو" را انتخب کرده و سپس بر روی Next کلیک می کنیم. گزینه اول : باز کردن فرم و پیدا کردن داده های خاص و نمایش آنها گزینه دوم : باز کردن فرم و نمایش دادن همه رکوردها سپس بر روی Next کلیک می کنیم آموزش Access 2013 نویسنده: بهنام نوبخت 49 در این قسمت تعیین می کنید که بر روی دکمه نوشته قرار گیرد یا عکس. اگر بخواهیم نوشته قرار گیرد گزینه Text را انتخاب کرده و متن مورد نظر را در کادر روبروی آن وارد می کنیم. اگر بخواهیم تصویر بر روی دکمه باشد گزینه Picture را انتخاب کرده و همانطور که مشاهده می کنید یک عکس بصورت پیش فرض در کادر روبروی آن قرار دارد. در صورتی که نخواهید از این تصویر استفاده کنید بر روی Browse کلیک کرده و عکس دلخواه ر از سیستم انتخاب می کنید. سپس بر روی Next کلیک کنید. در اینجا از شما می واهد که یک نام برای دکمه انتخاب کنید. پس از تعیین آن بر روی Finish کلیک کنید. آموزش Access 2013 نویسنده: بهنام نوبخت 50 پس از ذخیره سازی با نام دلخواه از محیط آن خارج شده و بر روی نام آن دابل کلیک می کنیم تا نمایش داده شود. حال بر روی دکمه کلیک می کنیم. مشاهده می کنیم که فرم مورد نظر نمایش داده می شود. به همین ترتیب می توان دکمه های مختلف در فرم قرار داد. ایجاد لیست کشویی (ComboBox) در جدول: آموزش Access 2013 نویسنده: بهنام نوبخت 51 برای ایجاد لیست کشویی در جدول دو روش وجود دارد که هریک را بصورت کامل توضیح می دهیم. به عنوان مثال می خواهیم محل تولد دانشجویان بصورت یک لیست کشویی باشد. برای این کار ابتدا در یک جدول جداگانه که دارای یک فیلد است ، نام استان ها یا شهرهای مورد نظر را وارد می کنیم. روش اول: وارد حالت Design view برای جدول مورد نظر شده و یک ردیف با عنوان BirthPlace به آن اضافه می کنیم. نوع آن را Short text تعیین می کنیم. سپس در قسمت Field Properties وارد زبانه Lookup شده و گزینه Text Box را به Combo Box تغییر می دهیم. آموزش Access 2013 نویسنده: بهنام نوبخت 52 پس از انتخاب Combo Box یک لیست در زیر آن نمایش داده می شود. در قسمت Row Source Type از ما می خواهد که جایی که قرار است لیست از آنجا خارج شود را مشخص کنیم. Table/Query: جدول و یا یک Query Value List: لیستی که خودمان تعیین کنیم Field List: لیستی از فیلدهایی که خودمان تعیین می کنیم. در اینجا چون اطاعات را در یک جدول ذخیره کرده بودیم گزینه Table/Query را انتخاب می کنیم. در قسمت Row Source باید جدول مورد نظررا انتخاب کنیم آموزش Access 2013 نویسنده: بهنام نوبخت 53 در کادر کنار آن بر روی عالمت سه نقطه کلیک می کنیم تا وارد پنجره زیر شویم. در این پنجره جدولی که می خواهیم اطالعات از آن اسخراج شود را انتخاب کرده و سپس بر روی گزینه Add کلیک می کنیم. پس از بر روی Close کلیک می کنیم آموزش Access 2013 نویسنده: بهنام نوبخت 54 سپس فیلدی که می خواهیم اطالعات آن نمایش داده شوند را انتخاب می کنیم. تنها کافی است روی نام آن دابل کلیک کنیم. پس از ذخیره سازی پنجره را می بندیم. پس از بستن این پنجره ، پنجره Design view جدول نمایش داده می شود. آن را هم پس از ذخیره سازی می بندیم. آموزش Access 2013 نویسنده: بهنام نوبخت 55 سپس جدول را باز کرده تا فیلد مورد نظر را مشاهده کنیم. همانگونه که مشاهده می کنید محل تولد در همه رکورد ها بصورت یک لیست کشویی قرار داده شده است روش دوم: همانند روش قبل یک لیست از شهرها در یک جدول قرار داده ، سپس یک فیلد در جدول مورد نظر با نام BirthPlace می سازیم. ولی این بار از قسمت Data Type گزینه Lookup Wizard را انتخاب می کنیم. پس از انتخاب آن بصورت اتوماتیک پنجره Wizard نمایش داده می شود. آموزش Access 2013 نویسنده: بهنام نوبخت 56 گزینه اول: می خواهم اطالعات از فیلد یک جدول یا یک Query استخراج شود. گزینه دوم: می خواهم یک لیست را در همین جا وارد نمایم. تفاوت این دو گزینه در آن است که اگر جدول را انتخاب کنیم ، با اضافه کردن رکورد به آن ، بصورت اتوماتیک در لیست کشویی هم اضافه می شود. ولی گزینه دوم قابلیت اضافه کردن را ندارد. چون اطالعات را در یک جدول ثبت کرده بودیم پس گزینه اول را انتخاب کرده و سپس بر روی Next کلیک می کنیم. در ای جدول باید تعیین کنید که اطالعات از کدام جدول استخراج شوند. پس از تعیین جدول مورد نظر بر روی Next کلیک می کنیم. آموزش Access 2013 نویسنده: بهنام نوبخت 57 فیلدی که می خواهیم در لیست نمایش داده شود را انتخاب کرده و سپس بر روی Next کلیک می کنیم. اگر تعداد فیلدها بیشتر از یکی باشد در اینجا می توانیم تعیین کنیم که بر اساس کدام فیلد گزینه ها مرتب شوند و یا اینکه صعودی باشند یا نزولی. سپس بر روی Next کلیک می کنیم. آموزش Access 2013 نویسنده: بهنام نوبخت 58 در این پنجره گزینه های فیلد انتخاب شده را نمایش می دهد. بر روی Next کلیک می کنیم. در اینجا از شما می خواهد که نام Field مورد نظر را از شما می پرسد. در انتها بر روی Finish کلیک می کنیم. برای ذخیره سازی بر روی Yes کلیک می کنیم. آموزش Access 2013 نویسنده: بهنام نوبخت 59 سپس پنجره Design view را بسته و جدول را باز می کنیم. همانگونه که مشاهده می کنید فیلد مورد نظر بصورت کشویی شده است. نکته قابل توجه آن است که اگر برای همین جدول یک فرم بسازیم بصورت اتوماتیک محل تولد در فرم نیز یک لیست کشویی خواهد شد. ساخت لیست کشویی(Combo Box) در فرم: به عنوان مثال می خواهیم یک فرم ایجاد کنیم که در آن انتخاب واحد صورت گیرد. بصورتی که کد دانشجو و کد دروس بصورت یک لیست کشویی باشد. ابتدا یک جدول می سازیم که شامل دو فیلد StudentID و CourseID است. سپس بین جداول Relationships تعیین می کنیم. حال برای جدول ساخته شده یک فرم می سازیم. سپس وارد حالت Design view شده و گزینه های موجود در آن را حذف می کنیم. آموزش Access 2013 نویسنده: بهنام نوبخت 60 سپس در زبانه Design بخش Controls گزینه Combo Box را انتخاب می کنیم. پس از انتخاب کافی است بر روی صفحه کلیک کرده تا پنجره Wizard باز شود. نکته: قبل از انتخاب Combo Box ابتدا از در حالت انتخاب بودن گزینه Use Control wizard اطمینان حاصل کنید. آموزش Access 2013 نویسنده: بهنام نوبخت 61 پس از کلیک بر روی صفحه پنجره Wizard نمایش داده می شود. چون اطالعات را می خواهیم از یک جدول بگیریم پس گزینه اول را انتخاب می کنیم. سپس بر روی Next کلیک می کنیم. آموزش Access 2013 نویسنده: بهنام نوبخت 62 در این پنجره جدولی که می خواهیم از آن اطالعات استخراج شود را انتخاب می کنیم و سپس بر روی Next کلیک می کنیم. در این پنجره تعیین می کنیم که از جدول منتخب کدام فیلدها در لیست نمایش داده شوند. سپس بر روی Next کلیک می کنیم. این پنجره از ما می پرسد که مرتب سازی لیست بر اسا کدام فیلد صورت گیرد و یا اینکه صعودی باشد یا نزولی. پس از تعیین آن بر روی Next کلیک می کنیم. آموزش Access 2013 نویسنده: بهنام نوبخت 63 این پنجره رکوردهای موجود در فیلدهای انتخاب شده را نمایش می دهد. بر روی Next کلیک می کنیم. گزینه اول: اطالعات را به خاطر بسپار بعدا از آن استفاده خواهد شد. گزینه دوم: اطالعات را در فیلدی که من تعیین می کنم ثبت کن، سپس از کادر روبروی آن فیلد مورد نظر را انتخاب می کنیم. کلیک بر روی Next. آموزش Access 2013 نویسنده: بهنام نوبخت 64 در این پنجره نام مناسب برای لیست خود انتخاب می کنیم. در نهایت بر روی Finish کلیک می کنیم. به همین ترتیب یک لیست کشویی نیز برای دروس می سازیم. آموزش Access 2013 نویسنده: بهنام نوبخت 65 آموزش Access 2013 نویسنده: بهنام نوبخت 66 آموزش Access 2013 نویسنده: بهنام نوبخت 67 پس از ذخیره سازی از حالت Design view خارج شده و فرم را باز می کنیم. آموزش Access 2013 نویسنده: بهنام نوبخت 68 سپس بر روی عالمت "افزودن رکورد جدید" کلیک کرده تا هم رکورد فعلی را ذخیره و هم رکورد جدید را ثبت کنیم. به همین ترتیب چند رکورد را ثبت می کنیم. سپس به جدول همین فرم می رویم تا ببینیم اطالعات ذخیره شده است یا خیر. همانگونه که مشاهده می کنید، اطالعات ذخیره شده است. آموزش Access 2013 نویسنده: بهنام نوبخت 69 حال می خواهیم محاسبه کنیم که هر دانشجو چه تعداد واحد را انتخاب کرده است. به عبارتی می خواهیم مجموع واحد های انتخابی هر دانشجو را محاسبه کنیم برای اینکار برای هر دانشجو ابتدا چند درس مختلف را انتخاب می کنیم. سپس یک Query می سازیم که شامل نام ، و نام خانودگی دانشجویان و تعداد وحد ها باشد. بعد از آن در زبانه Design بر روی گزینه Totals کلیک می کنیم. آموزش Access 2013 نویسنده: بهنام نوبخت 70 در زیر همه فیلد ها یک گزینه Total اضافه می شود. تنها کافی است گزینه Group by را در زیر Units به گزینه Sum تغییر دهیم. پس از ذخیره سازی و انتخاب نام مناسب برای Query آن را اجرا می کنیم. آموزش Access 2013 نویسنده: بهنام نوبخت 71 مشاهده می کنیم که در جلوی اسم هر دانشجو مجموع واحد های انتخابی او نوشته شده است. ایراد وارده بر این جدول آن است که نام فیلد مجموع واحدها به فارسی نوشته نشده است. برای تبدیل آن به فارسی ، وارد محیط SQL آن شده و نام آن ا به فارسی تغییر می دهیم. باید توجه داشته باشید که نام فارسی حتما باید داخل براکت قرار گیرد. پس از ذخیره سازی دوباره Query را اجرا می کنیم. آموزش Access 2013 نویسنده: بهنام نوبخت 72 مشاهده می کنید که "مجموع واحدها" نیز به زبان فارسی ثبت شده است. حال فرض می کنیم جدولی داریم که نمرات هر درس یک دانشجو با ضریب آنها در آن قرار گرفته و می خواهیم که هر درس در ضریب آن ضرب شود. در واقع می خواهیم در Query یک فیلد محاسباتی قرار دهیم. برای ساخت فیلد محاسباتی ابتدا باید محیط SQL در Query شویم. سپس در آنجا تعیین کنیم که حاصلضرب هر درس در واحد آن با چه عنوانی درج شود. وارد محیط SQL می شویم. آموزش Access 2013 نویسنده: بهنام نوبخت 73 سپس در ادامه فیلد های موجود، فیلد مورد نظر خود را بصورت زیر اضافه می کنیم: برای درج فرمول باید توجه داشت که نباید از فاصله میان عبارات استفاده کرد. ابتدا نام جدول و سپس یک نقطه و بالفاصله نام فیلد مورد نظر! پس از ذخیره سازی Query را باز کرده تا نتیجه را مشاهده کنیم. فیلد های موجود آموزش Access 2013 نویسنده: بهنام نوبخت 74 مشاهده می کنیم که فیلد مورد نظر با نام تعیین شده و عملیات مورد نظر ایجاد شده است. انتقال اطالعات فایل Excel به Access: اطالعات زیر را در جدول اکسل داریم و می خواهیم آنها را به یک Table در اکسس تبدیل کنیم. برای اینکار در برنامه Access وارد زبانه External Data شده و در بخش Import & Link گزینه Excel را انتخاب می کنیم. آموزش Access 2013 نویسنده: بهنام نوبخت 75 پس از کلیک بر روی گزینه Excel پنجره زیر نمایش داده می شود. در کادر اول با کلیک بر روی گزینه Browse مسیر مورد نظر را تعیین می کنیم. ...Import the source: اطالعات جدول اکسل را در قالب یک Table جدید در DataBase فعلی نمایش می دهد. ...Append a copy: در قالب یک رکورد جدید به جدول فعلی اضافه می کند که توسط کادر روبروی آن می توانیم جدول مورد نظر را انتخاب کنیم. ...Link to the data: به صورت یک لینک درData base قرار می دهد. پس از انتخب گزینه دلخواه بر روی OK کلیک می کنیم. سپس وارد پنجره زیر می شویم. آموزش Access 2013 نویسنده: بهنام نوبخت 76 مشاهده می کنید که اطالعات جدول اکسل مورد نظر نمایش داده می شود. بر روی Next کلیک می کنیم. آموزش Access 2013 نویسنده: بهنام نوبخت 77 در اینجا توسط گزینه First Row Contains Column Heading می توانید تعیین کنید که سطر اول به عنوان تیترها قرار گیرد. سپس بر روی Next کلیک کنید. در این پنجره با کلیک بر روی هر ستون می توانیم مشخصات فیلد آن را تعیین کنیم. Field Name: نام فیلد Data Type: نوع اطالعات Indexed: نمایه (Do not import field (skip: تیک دار کردن این گزینه باعث می شود که این ستون وارد وارد اکسس نشود. پس از تعیین نام و نوع همه ستون ها بر روی Next کلیک می کنیم. وارد پنجره زیر می شویم. آموزش Access 2013 نویسنده: بهنام نوبخت 78 در اینجا باید Primary key تعیین شود. Let Access add Primary Key: اکسس بصورت اتوماتیک یک فیلد به عنوان Primary Key اضافه می کند. Choose my own primary key: توسط کادر روبروی آن خودمان تعیین می کنیم که کدام فیلد به عنوان Primary key باشد. Primary key بدون :No primary key سپس بر روی Next کلیک می کنیم. آموزش Access 2013 نویسنده: بهنام نوبخت 79 در این پنجره نام دلخواه برای جدول آن انتخاب می کنیم. در نهایت بر روی Finish کلیک می کنیم. سپس مشاهده می کنیم که در میان جدول های یک جدول با نام تعیین شده توسط ما ذخیره شده است. با دابل کلیک بر روی آن ، آن را باز می کنیم. آموزش Access 2013 نویسنده: بهنام نوبخت 80 مشاهده می کنیم که اطالعات جدول اکسل وارد جدول در اکسس شده اند. حال اگر بخواهیم عکس این عمل را انجام دهیم ، یعنی بخواهیم یک Table در اکسس را به یک جدول در اکسل تبدیل کنیم در زبانه External Data در بخش Export بر روی Excel کلیک می کنیم. پنجره زیر نمایش داده می شود. در کادر File name تعیین می کنیم که فایل مورد نظر در کجا ذخیره شود. در کادر File Format پسوند مورد نظر را برای آن انتخاب می کنیم. ...Export data: تیک دار بودن ین گزینه سبب می شود که اطالعات به همراه قالب بندی انتقال داده شوند. سپس بر روی OK کلیک می کنیم. آموزش Access 2013 نویسنده: بهنام نوبخت 81 بر روی Close کلیک می کنیم. به محلی که فایل را در آنجا ذخیره کرده ایم می رویم و فایل را اجرا می کنیم. آموزش Access 2013 نویسنده: بهنام نوبخت 82 مشاهده می کنیم که اطالعات به جدول اکسل انتقال داده شده اند. قالب بندی: برای قالب بندی اطالعات از قبیل : نوع قلم ، سایز قلم ، رنگ قلم و ... وارد زبانه Home شده و همانند ورد و اکسل آن را تعیین می کنیم. :Filter & Sort برای فیلتر و یا مرتب سازی اطالعات تنها کافی است بر روی فلش کنار عنوان هر فیلد کلیک کرده تا پنجره مورد نظر نمایش داده شود. همانند اکسل می توانیم تعیین کنیم که ترتیب صعودی باشد یا نزولی. همچنین می توانیم تعیین کنیم که کدام گزینه ها نمایش داده شوند و کدام ها نمایش داده نشوند. تبدیل فایل اکسس به Application: با اینکار میخواهیم هنگام اجرای کردن فایل اکسس "فرم اصلی" یا هر فرم دیگری بصورت پیش فرض نمایش داده شود. برای انام اینکار ابتدا بر روی FILE کلیک کرده و سپس بر روی Options کلیک می کنیم. آموزش Access 2013 نویسنده: بهنام نوبخت 83 پنجره زیر نمایش داده می شود. که از کادر سمت چپ بر روی Current Database کلیک می کنیم. آموزش Access 2013 نویسنده: بهنام نوبخت 84 Application Title: عنوان برنامه را انتخاب می کنیم. Application Icon: می توانیم برای این فایل آیکن تعیین کنیم. باید توجه داشته باشید که تصویر آیکن فقط باید ico یا cur باشد. از منوی کشویی Display form، فرمی که میخواهیم هنگام اجرا نمایش داده شود را انتخاب می کنیم. برای عدم نمایش طراحی، و عدم تغییر برنامه تیک دو گزینه مشخص شده را نیز برمیداریم. Display Navigation pane: نداشتن تیک باعث می شود که بخش Navigation pane نمایش داده نشود.)بخشی که لیست فرم ها و جدول ها و گزارش ها و ... در آن نمایش داده می شوند( سپس بر روی OK کلیک می کنیم. سپس از برنامه خارج شده و سپس دوباره آن را اجرا می کنیم. آموزش Access 2013 نویسنده: بهنام نوبخت 85 مشاهده می کنیم که فرم اصلی نمایش داده می شود و همچنین قسمت Navigation pane نیز نمایش داده نمیشود. موفق و پیروز باشید